Como dizer ao meu colega de equipa para parar de responder a e-mails que não lhe foram enviados?

Uma vez que tem a certeza de que não se trata de um guião de aviso automático fora do escritório a correr mal, provavelmente deveria ter uma palavra com a pessoa em questão. Não se sinta incomodado por eles (mesmo que esteja) porque isso pode parecer um insulto involuntário.

Sugiro algo do género, dirigido apenas ao próprio dev e a ele:

Agradeço o seu esforço em informar-me sobre as ausências, mas estou ciente de que ninguém está presente neste momento e não espero uma resposta imediata. Estou a enviar estes e-mails nestas alturas devido a diferenças de fuso horário, e uma resposta quando X estiver de novo no escritório é perfeitamente aceitável.

Por favor, assuma para aviso futuro que conheço os horários comerciais do escritório de X.

Pontos chave a ter em conta:

• Informativo
• Não acusativo
• Apreciativo do que podem receber como um esforço sincero

O seu objectivo é fazer com que o programador perceba que há melhores utilizações do seu tempo, não para o fazer sentir-se mal por tentar ajudar (assumo que ele está a tentar ajudar aqui e você também deveria - não há razão para assumir má fé sem qualquer inclinação para que a má fé esteja em jogo)

É possível que o seu cliente tenha alguma coisa maluca montada onde recebe alertas para o seu e-mail de trabalho durante as horas em que não está a trabalhar? Ou talvez que este dispositivo específico esteja “de plantão” para situações de emergência e, assim, receba alertas para e-mails de trabalho durante as horas em que não está a trabalhar? Se for esse o caso, posso ver como isso o incomodaria. Caso contrário, o seu comportamento é na melhor das hipóteses confuso.

Para determinar o que se passa, é provavelmente melhor enviar uma mensagem específica ao dev que lhe está a responder. Por exemplo, algo do género:

Hi Dev,

Notei que está a responder aos e-mails que enviei para X fora do horário de trabalho de X. Dada a diferença de fuso horário, estou ciente que X não estará disponível para responder quando os e-mails forem enviados, por isso não estava à espera de uma resposta imediata. Eu estava apenas a enviar os e-mails durante o meu próprio horário de trabalho e não esperava que X respondesse até ao início do seu horário de trabalho.

A recepção de e-mails neste endereço está a perturbá-lo fora do horário de trabalho? Se sim, existe algum outro endereço que eu possa usar que não o incomode ou preciso de agendar e-mails para não enviar até ao início do seu dia de trabalho?

Obrigado, Você

Desta forma, você pode:

• Certifique-se que o Dev está ciente de que não está à espera de respostas fora do horário de trabalho e por isso as respostas dele antes de X chegar ao trabalho não são necessárias para si, caso ele pense que eram.

• Evite acusar o dev de ser intencionalmente irritante.

• Descubra se os seus e-mails estão a causar algum incómodo involuntário ao dev (tais como alertas para uma conta que o dev deve monitorizar fora do horário de trabalho) e, em caso afirmativo, como pode encontrar um compromisso que funcione para ambos.

Isto não aborda a causa dos e-mails, mas como alternativa, pode utilizar um programador de e-mails como Boomerang para Gmail . Isto permitir-lhe-ia enviar e-mails apenas durante o seu horário de trabalho (embora pudesse confundir o cliente dando-lhe a impressão de que está a trabalhar durante o mesmo tempo que eles).

Trabalho frequentemente com grandes diferenças de fuso horário (10+ horas) e já me disseram no passado para não enviar e-mails em certas alturas, por isso procurei software para que pudesse “enviar” o e-mail mas o envio seria adiado até à hora marcada.

EDIT Porquê utilizar o software de agendamento em vez de se envolver directamente com a pessoa

Uma vez que é novo no projecto, tem a certeza de que não é só assim que o projecto é executado? Você diz que está aborrecido com os e-mails, mas eu ficaria aborrecido se eu fosse o cliente e tivesse arranjado as coisas de uma certa forma e depois um novo empreiteiro entrasse e começasse a dizer a outras pessoas o que fazer.

Então, como você disse, você tem a opção de ultrapassar o seu próprio sentimento de aborrecimento ou de tentar escrever um e-mail com tacto para perceber o que está a acontecer. Na minha própria vida, descobri que se há algo que posso fazer para resolver o problema sozinho (agendar os meus e-mails numa altura diferente), isso é mais fácil do que perturbar outras pessoas que podem já estar a trabalhar da forma que gostam.

Se você fosse escrever um e-mail, eu não diria à pessoa para parar de responder aos seus e-mails como algumas das outras respostas sugerem (não é seu trabalho dizer aos outros como fazer o trabalho deles a menos que você seja o líder do projeto); em vez disso, eu pediria desculpas por enviar e-mails fora do horário de trabalho e perguntaria se eles prefeririam que você só enviasse e-mails durante o horário de trabalho deles… Mas, uma vez que a pessoa está a responder-lhe fora do horário de trabalho a dizer “enviou um e-mail fora do horário de trabalho, por isso espere, por favor”, então sinto que é seguro assumir que não quer e-mails fora do horário de trabalho, e é por isso que eu iria com a Boomerang ou uma solução semelhante.

Talvez não consiga evitar este comportamento, pois pode muito bem ser o resultado de uma cultura de escritório pouco saudável no final do cliente. Como você diz, está a trabalhar consideravelmente fora do seu horário de trabalho habitual, mas recebendo respostas de alguém envolvido na cadeia.

A essência da mensagem que está a receber é “ Eu também estou a trabalhar”. Esta é uma declaração a alguém que também está a receber aquele e-mail de que essa pessoa está a trabalhar quando poderia estar a fazer algo pessoal. Infelizmente, como este e-mail não é realmente dirigido a si, mas na realidade é dirigido a outra pessoa, pode ser difícil de evitar.

A forma mais eficaz seria, provavelmente, abordar isto directamente com o seu colega de equipa. Como é a solução com muitos problemas: seja claro e fale sobre isso.

Até agora, o que tem tentado é bater à volta do mato, na esperança de não os desencadear, mas não parece estar a funcionar.

Portanto, da próxima vez que receber uma resposta como esta, pode responder educadamente dizendo que está ciente, que a está a enviar nessa altura por causa do seu horário de trabalho e (mais importante) que não é urgente, para que possa esperar até de manhã.

Como alternativa, o que lhes retiraria a razão para responder, poderia também começar o seu e-mail com uma mensagem a reconhecer que sabe que não estão em funções na altura e que não necessita de uma resposta imediata. Isso deverá transmitir a mensagem ao seu colega de equipa, mas pode parecer estranho para o verdadeiro destinatário.

Isso acontece a toda a hora quando as equipas estão espalhadas pelo mundo. Pessoalmente utilizo duas funcionalidades para garantir que não acabo a incomodar alguém a meio da noite.

Opção de Entrega Atrasada do Outlook. A desvantagem é que o seu dispositivo precisa de estar ligado o tempo todo para que a entrega aconteça. Nem sempre é o caso dos portáteis e utilizadores móveis.

Boomerang para Gmail. É uma solução baseada em subscrição paga que lhe permite redigir um e-mail e entregar na data e hora agendadas. Funciona offline, pelo que resolve o lado negativo da entrega atrasada do Outlook.

Pode estar a utilizar algum outro fornecedor de e-mail, pelo que deve procurar algo compatível com o mesmo. Considere também a implicação de que algum utilizador poderá ter actualizado o tópico de correio electrónico antes de o seu correio electrónico ser entregue e este poderá estar desactualizado nessa altura.

Editar 1:

Estou a assumir que existem apenas dois fusos horários envolvidos. Fizemos parte de equipas onde estão envolvidos dois ou mais fusos horários, fazemos questão de discutir os horários com os outros membros. Se houver chamadas de conferência periódicas, sugiro que discutam isto com todos os interessados. Isto ajuda especialmente quando há mais de dois fusos horários envolvidos. As teleconferências são o melhor local para discutir este assunto, uma vez que todos os envolvidos no projecto tomam conhecimento das instruções que recebem.

Poucos conselhos são para ser firmes e para responder que estão cientes do facto. Concordo parcialmente com os conselhos, mas tento não os esfregar na cara deles. Em vez disso, peço uma sugestão, marcando todos os que responderam prematuramente sobre algo nas linhas abaixo:

Olá, estou ciente do fuso horário do cliente. Pode aconselhar qual é a melhor altura para chegar ao cliente?

A razão para pedir conselhos é o facto de ser o mais recente participante no projecto, e os projectos, uma vez iniciados, constróem rapidamente a sua própria sub cultura. Assim, fazer parte da sub-cultura irá ajudar, em vez de se tornar uma pessoa forte para responder aos seus e-mails.

O conselho será ou responder no seu fuso horário ou honrar o fuso horário do cliente. Se mais tarde, utilize um agendador de e-mails como descrito no início. Se mais tarde, aproveite a sua liberdade recentemente encontrada :)

Editar 2:

Um exemplo de sub-cultura :

• As pessoas assinaladas em CC não recebem alertas durante o seu horário de folga.
• Os emails são agendados de acordo com o fuso horário dos destinatários em TO
• Se vários destinatários com fuso horário múltiplo, os emails são agendados com prioridade para o destinatário com o fuso horário mais próximo.