Como posso verificar o tempo no meu smartphone sem parecer auto-importante?

Sou da Bélgica, não sei se existem muitas diferenças culturais entre os nossos países, mas considero a reacção do doador pouco profissional e deslocada. Penso que é um pouco rude dizer uma coisa dessas e penso que todos têm razão em simplesmente verificar o tempo.

Além disso, o doador não tem forma de saber porque verificou o seu telefone. Talvez estivesse à espera de um texto ou e-mail importante. Pode haver dezenas de razões importantes para verificar o seu telefone, todas elas que ele não tem necessidade de saber. Por isso não se sinta demasiado como se fosse você a fazer algo mau.

Vou tentar expandir um pouco mais o lado interpessoal da questão. Embora não ache que tenha feito nada de errado, é um cenário difícil de fazer a ponte com a outra parte. Digo isto porque penso que não és tu que te sentes importante, mas sim eles. Além disso, também acho que quando uma pessoa se ofende numa coisa tão pequena, ela é (na minha experiência pessoal) mais propensa a criticar de uma forma defensiva ou de outra forma não produtiva/judicial. Por isso, voto contra a discussão disto com eles.

Isso, claro, não deixa muitas outras soluções simples e simples. Como o Incog mencionou na sua resposta, pode optar por se desculpar para ir à casa de banho ou pedir a outra pessoa que lhe envie um SMS no momento x.

A raiz da questão parece ser que outras pessoas estão a ser seguidas de lado. Em relação a isso, pode tentar colocar toda a gente de novo nos eixos. Note que mesmo que você traga isto o mais gentil/amável que puder, algumas pessoas ainda podem ficar ofendidas com isto. Sendo o seu doador o tipo de pessoa que eu suponho que faria isso.

Para o trazer à baila, sugiro que o traga com muita gentileza e simpatia, ou que use humor (se a situação o permitir). No meu ambiente pessoal de trabalho diria algo do género “Muito bem pessoal, vamos voltar ao assunto em questão agora, chega de conversa de chit”. Mas vejo que isto não estaria bem em todos os ambientes.

Se o vosso não permitir isto, tentem algo mais neutro e amigável, algo como:

Desculpem-me senhoras e senhores (talvez isto seja demasiado formal?), mas devíamos voltar ao horário das reuniões, temos pouco tempo ~~ e ainda há coisas importantes para discutir. ~~ Há ainda outras coisas que devemos discutir (por sugestão de @Raidri).

Ajudam se a sua reunião tem um horário, pontos que precisa de abordar, para que possa usar isso como referência.

Agora como evitar que isto aconteça no futuro, por meios técnicos.

Sou dono de um Fitbit, e também me diz a hora, é muito fácil tocar nele e ver a hora aparecer no ecrã. É muito claro, mas branco sobre texto preto, por isso pode vê-lo facilmente sem mover o braço para mais perto do seu rosto, enquanto outros podem nem reparar na iluminação do ecrã. Talvez isto, ou outro tipo de coisa, possa ser uma opção. Não o compre só por isto, pois é bastante caro.

Também tenho um relógio e quando o uso tenho o hábito de o tirar e de o pôr de lado, à minha frente. Acima do meu bloco de notas ou ao lado do meu portátil. Faço isto porque fico facilmente quente e simplesmente não gosto da sensação da pulseira quando escrevo e/ou escrevo à máquina. Quando posto desta forma, é fácil chegar rapidamente ao topo para conseguir o tempo.

Finalmente, tem uma miríade de canetas, não encontro uma ligação agora, mas sei que há canetas com relógios dentro delas. Normalmente, são concebidas para crianças, e pegajosas, mas podem ser outra solução para o seu problema.

Há aqui muitas respostas, mas uma coisa que parece faltar na maioria delas é a relação entre um voluntário e um doador no que diz respeito à gestão de uma instituição de caridade.

Tenho uma experiência razoável de trabalho com ambos os grupos num ambiente profissional dentro dos Estados Unidos (por isso pode haver algumas diferenças culturais), e deparei com múltiplas questões em que os doadores, por falta de um termo melhor, se sentem no direito de gerir as coisas em virtude de estarem dispostos a dar dinheiro. Alguns doadores têm capacidades de gestão que impedem que isto seja um problema. Outros… não têm.

A gestão de doadores é um maior foco nos bastidores para todas as instituições de caridade. Muitas decisões que de outra forma poderiam ser consideradas infundadas de uma perspectiva empresarial são tomadas estritamente para manter os doadores satisfeitos. Quanto mais dinheiro estes doadores fornecem à instituição de caridade, mais o processo é ajustado para manter esses indivíduos felizes.

Portanto, embora o doador na sua situação tenha sido rude e pouco profissional, isso não é algo que sugiro abordar, a menos que não se preocupe realmente com o sucesso da instituição de caridade… o que parece improvável, uma vez que está disposto a ser voluntário.

O que nos leva ao seu papel.

Como voluntário, embora os doadores possam não o apreciar, as hipóteses são muito boas de que as pessoas que gerem as operações diárias da instituição de caridade lhe atribuam um grande valor e o seu tempo. Os doadores (ou melhor, o seu dinheiro) são a força vital das instituições de caridade, mas os voluntários são o músculo para dar bom uso a esse dinheiro.

O seu tempo é valioso, e se a instituição de caridade for bem gerida com um pessoal administrativo dedicado, eles reconhecerão isso. Mesmo que os doadores não se preocupem, o pessoal das instituições de beneficência irá, e eles devem estar dispostos e aptos a prestar assistência.

Então, para resolver a sua situação…

A primeira coisa que recomendo é tentar manter algum acolchoamento entre estas reuniões e outras marcações ou obrigações que possa ter. Isto nem sempre é possível, mas vale a pena tentar remarcar se o tempo proposto estiver demasiado próximo de algo mais que tenha de fazer, particularmente para reuniões muito curtas (30 minutos). Mesmo que a resposta seja “não, esse é o único tempo que funciona”, já estabeleceu que o tempo é inconveniente para si, e ao aparecer, está a ser generoso (lembre-se: ** como voluntário, o seu tempo também é valioso! ** ).

Isto prepara o palco para a segunda recomendação, que é a de estabelecer expectativas antecipadamente. Isto não é apenas para o organizador da reunião; é preciso que estabeleça as suas próprias expectativas. Tem alguma flexibilidade se uma reunião durar muito tempo? Está disposto a ficar até tarde, se a reunião se prolongar devido a uma discussão tangencial? E se a reunião terminar devido a uma discussão que seja muito sobre o tema e relevante para o objectivo declarado? Quão tarde pode ficar?

O resultado destas perguntas deve ser a sua paragem dura*. Qual é a última pergunta a que pode assistir antes de se desculpar?

A sua melhor aposta é informar o organizador da reunião antes do tempo. Assumindo que não é o doador, mas alguém que trabalha regularmente para gerir a instituição de caridade, deverá então estar a par do facto de que poderá ter de sair se a reunião se atrasar.

Idealmente, se a sua paragem dura for dentro de uma hora após o final declarado da reunião, e a reunião tiver um historial de atraso, o organizador da reunião anunciá-lo-á no início da reunião. Caso contrário, pode simplesmente anunciá-la você mesmo:

Só queria mencionar que tenho uma paragem difícil às x horas.

É pouco provável que isto cause conflito, uma vez que os doadores normalmente compreendem horários conflituosos (mesmo os doadores que estão actualmente reformados) e obrigações.

Uma vez estabelecido que não se pode ficar para além de um determinado período de tempo, isto dá-lhe uma razão perfeitamente boa para ficar de olho no relógio (embora a sugestão da arp de usar uma aplicação de alarme seja uma excelente.

Se disser “Tenho de sair às 15h”, e às 14h15 olhar para o seu relógio, o doador não consegue realmente obter muita tracção para trás dizendo “Se tem um sítio mais importante para estar, então não hesite em sair”. Você (ou o pessoal de caridade) já lhes disse** que tem um lugar para estar.

Mesmo que não tenha começado por mencionar uma paragem difícil, pode certamente falar nisso se parecer que a discussão saiu do tópico. O que normalmente funciona para mim é começar por validar a importância do que está a ser dito, mas assinale que há um mais tópico importante que precisa de ser discutido, bem como um limite de tempo:

Estes são todos pontos muito bons, e devemos trabalhar através deles para os resolver, mas o principal objectivo desta reunião era discutir x, e penso que talvez nos tenhamos desviado desse tópico. Na verdade, tenho outro compromisso em 45 minutos, por isso talvez possamos voltar a este assunto numa data posterior, para que possamos ter a certeza de que ficamos x resolvidos no tempo que temos?

Uma vez que não especificou uma boa razão para terminar a reunião a tempo, tudo o que posso dizer é que verificar o relógio para verificar o relógio é indelicado. Se não é o coordenador, então não tem qualquer razão para culpar os participantes por terem excedido o tempo.

Na sua situação exacta, a resposta plausível e não ofensiva que poderia ter dado foi:

As minhas desculpas, pensei que sentia o meu telefone a vibrar e só queria ter a certeza de que não era algo importante.

Se tivesse de facto algum lugar para estar então isto poderia ter mitigado o carranca:

As minhas desculpas, tenho obrigação xyz às 2:30 mas por favor continue a reunião sem mim.

As minhas desculpas, tenho de me desculpar às 2:30, mas por favor continue a reunião sem mim.

• Da próxima vez, se tiver algum lugar a ser mencionado no início da reunião:

As minhas desculpas, mas terei de me desculpar rapidamente às 2:30 para fazer x, y, e z.

Assisti a várias reuniões de “30 minutos” que transcenderam em 1-2 horas; habitue-se e planeie em conformidade.

Há aqui várias questões bastante distintas:

• a tendência das reuniões para ir além da hora marcada
• a necessidade de dar uma deferência extra aos tópicos que o seu doador deseja discutir
• o seu desejo de se desculpar das reuniões em tempo útil sem ofender os VIPs
• a questão técnica de aprender subtilmente que horas são.

A questão técnica é a mais fácil e a menos interessante - mantenha o seu telefone no bolso e use uma aplicação de despertador ou uma notificação de reunião privada para o fazer vibrar num determinado padrão a uma determinada hora. (Presumo que tenha uma obrigação concorrente específica para o seu tempo e não apenas o desejo de fugir de uma reunião demasiado longa, se puder)

Manter as reuniões no caminho certo e dentro do tempo previsto é uma questão geral muito discutida no local de trabalho. Pode valer a pena levantar a questão com o presidente de uma reunião de divagação para ver se ele tem alguma ideia para reuniões mais bem focalizadas. Uma táctica que tenho visto funcionar bem é dividir as reuniões de divagação em sessões mais pequenas, tanto para ajudar a manter o foco como para reduzir a audiência necessária para participar.

Outra solução possível é reconhecer quando uma conversa foi além do tópico principal da reunião e já não requer um quorum completo. Se o presidente diz “aqueles que não trabalham no projecto X estão dispensados”, então aqueles para quem a reunião já não é relevante podem sair.

Adiar graciosamente aos desejos de pessoas importantes é uma habilidade da qual todos podem beneficiar. Se o doador principal da sua organização ficar ofendido se o pessoal não estiver interessado em ouvir as suas opiniões, então o pessoal precisa de se sentar e ouvir educadamente. (Este é um caso especial de A Regra de Ouro: “quem tem o ouro, faz as regras”). Se o seu doador estiver verdadeiramente fora de linha, a Direcção deve tentar encontrar uma forma de levantar a questão com tacto e em privado.

Quanto a sair graciosamente da reunião, isso depende muito da cultura do seu gabinete. Uma coisa é pedir desculpa por sair de uma reunião de fim de dia que ultrapassa o seu horário de trabalho quando tem um autocarro para apanhar ou crianças à espera na creche, e outra coisa é apenas querer voltar ao trabalho. Pode tentar dizer algo como “se já não sou necessário aqui, gostaria de voltar (a alguma tarefa)”, mas isso não lhe deixa muito recurso se lhe disserem que é necessário ficar, e pode deixá-lo fora do circuito de decisões e tarefas importantes.

Já trabalhei em muitas organizações diferentes com abordagens muito diferentes às reuniões - o que funciona bem num lugar vai parecer rude noutro, por isso as minhas experiências devem ser medidas em relação à cultura do seu escritório para ver se se encaixam.

Não verifique o tempo no seu smartphone.

Acho que verificar qualquer coisa no smartphone durante uma reunião é geralmente bastante rude (a menos que o contexto o exija, mas nunca vi isso acontecer). Não levo o meu telefone para reuniões importantes, ou quando não o posso deixar fora da sala de reuniões, desligo-o.

Pego num relógio de pulso* ou encontro-me numa sala com um relógio de parede. É muito mais subtil verificar um relógio de pulso (ou mesmo um relógio de parede) do que verificar um smartphone. Posso verificar subtilmente a hora no meu relógio sem sequer virar a cabeça, apenas movendo os meus olhos durante uma fracção de segundo. A outra parte provavelmente não notará, mas mesmo que o façam é menos óbvio e menos desagradável do que tirar um smartphone durante uma reunião.

Assumindo que tem algum tempo de flexibilidade: Tire o seu telefone e envie uma mensagem de texto a “quem quer que seja” que vai encontrar a seguir, avisando-os que vai chegar um pouco atrasado. Pode verificar facilmente o tempo durante este processo. Se uma das outras pessoas na reunião lhe perguntar o que está a fazer, pode dizer honestamente: “Acho que vamos um pouco mais além, e só queria que "quem quer que seja” soubesse que eu me atrasaria uns minutos"

Isto permite-lhe verificar a hora, é educado para a sua próxima reunião, e também sugere que a reunião actual é importante para si (está disposto a chegar atrasado a outra para ficar nesta, certo?!)

Quando conhecer pessoas importantes (isso é importante para si ou para a sua causa) deve planear com antecedência que elas possam fazer horas extraordinárias. O ideal é não o incomodar de todo, por isso não precisa de verificar as horas.

Se tem algo universalmente compreensível e importante (uma mulher grávida com expectativas de parto a qualquer dia ou algo semelhante), basta mencioná-lo de antemão para que possa sair em cima da hora devido a isso.

Se tem algo que é “apenas caro” (como um avião que precisa de apanhar), mencione-o casualmente numa altura conveniente e tenha um temporizador que o informe quando precisa de sair, depois levante-se calmamente, desculpe-se e saia. Não há necessidade de mais ninguém sair para isso também.

Pense desta forma: Se verificar o tempo e vir que está a fazer horas extraordinárias: O que faria? Sair de qualquer maneira? Então é suficientemente importante. Ficar? Então não verifique as horas.

Outros respondentes mencionaram olhar para o seu relógio durante o tempo, uma vez que isto será menos perceptível do que olhar para o seu smartphone. O que dificilmente será perceptível, é olhar para o relógio da outra pessoa para as horas. Você ainda está a olhar na sua direcção geral, e é normal não se olharem na cara durante toda a reunião. É claro que isto vai depender da outra pessoa estar realmente a usar um relógio…

Tem dois problemas - 1) verificar o tempo, e 2) o facto de a reunião ter terminado. Para estes dois problemas, se tem algum lugar para estar, não é pouco profissional assegurar-se de que vai cumprir todos os seus compromissos. Não profissional é deixar-se atrasar para a sua próxima consulta porque alguém divagou demasiado tempo nesta. Para melhores resultados, avise-os no início da reunião.

“Julie, apenas um aviso, tenho uma paragem difícil à 1 para me preparar para a minha 1:30 com a conta Johnston”

Para as alturas em que não tem um conflito, não se preocupe com as horas. Concentre-se no seu cliente. Olhar para as alturas em que não tem onde estar não é apenas “parecer impaciente” - é actualmente ser impaciente! E, a menos que tenha uma mão incrível, não há uma forma suave de tirar um telefone do bolso para verificar as horas. Terá de instalar um relógio na sala ou arranjar um relógio para facilitar o pico da hora.

Pensei ter recebido uma mensagem de texto. Só precisava de verificar para ter a certeza de que não era nada urgente.

Pode fazer-te parecer um bocadinho descuidado, mas se te pressionarem, podes simplesmente dizer algo como

Tenho de cuidar de [membro da família], e se surgir alguma emergência, tenho de ser capaz de cuidar dela.

Em alternativa, se a sua posição de voluntário não for remunerada e estiver actualmente à procura de trabalho remunerado, pode simplesmente dizer

Tenho de poder verificar o meu telefone no caso de ser contactado por um potencial empregador.

(Rapazes/sugas Senhores,…) Desculpem-me por um minuto…!

• Outcome A: Os outros apenas o ignoram ou acenam gentilmente e continuam a conversa fiada. Tudo bem. Verifique o tempo uma vez lá fora. Se tiveres mesmo outro compromisso, basta dizê-lo quando voltares; qualquer problema IPS daqui para a frente é deles, não teu. Um “doador” para caridade não gostaria de aparecer a troçar de uma causa semelhante (qualquer outro “noivado” que tivesse certamente também está relacionado com caridade).

• Outcome B: Questionar olhares (benignos ou hostis). Explique que você precisa verificar com alguém sobre uma atualização urgente que você estava esperando em relação ao “Projeto de Caridade Y”. É claro que alguém (o seu colega de confiança, por exemplo) deve ser capaz de apoiar a sua “desculpa” no caso de vaguear pela sala enquanto você está fora (“ah sim, eu estou aqui para isso também” ou algo semelhante). Mais uma vez, um “doador” para caridade não gostaria de aparecer a troçar de uma causa semelhante, por isso deve ser desculpado sem qualquer drama. (Daqui, deve ser semelhante ao Resultado A).

• Resultado C: Hostilidade. Não é o seu problema IPS. Quem (educadamente) pediu para ser desculpado merece uma oportunidade para explicar. Talvez tenha apenas de viver com este doador importante (está a ajudar a instituição de caridade dessa forma). A sua política no local de trabalho e/ou a legislação local orientá-lo-ão quanto à extensão de um comportamento tão incorrecto que possa tolerar, para além do qual este se torne uma questão de segurança no local de trabalho. Sei que se torna complicado dado o contexto da caridade, mas é o melhor juiz quando a situação evolui para além de ser apenas um mau dia de trabalho para uma questão de segurança/direitos do trabalhador (e quanto da área cinzenta entre os dois pode pisar em segurança sem causar uma coacção extrema a si próprio).

A maioria das respostas centra-se na forma de o evitar no futuro. Gostaria apenas de acrescentar que se deve chamar-lhes bluff . Ou seja, se eles disserem “se tiveres outro sítio para estar, podes ir-te embora”, então diz “obrigado, na verdade, tenho uma chamada/encontro/encontro importante/alguma coisa para fazer em poucos minutos” e depois vai-te embora. Obviamente, depois de fazer este movimento não deixe que eles o apanhem na sala de descanso relaxando, mas presumivelmente tem outro trabalho a fazer e o doador vai para casa depois da reunião, por isso deve haver pouco risco de isso acontecer.

Não pode jogar esta carta muitas vezes, por isso as outras dicas sobre como evitá-la são boas.