É realmente necessário acrescentar "avisem-me se alguma coisa não estiver clara" a um e-mail ou é redundante?

É necessário acrescentar uma frase tão óbvia?

Sim. Como @Kozaky apontou no último parágrafo da sua resposta, é uma grande parte de ser amigável e tranquilizador. Concordo a 100% com isso. Vou expandir um pouco.

Como professor (com alunos) e empresário (com colegas), acrescento sempre uma última frase na linha de “_ deixe-me saber se precisa de esclarecimento ou outra coisa qualquer._”

Um provérbio chinês, frequentemente citado por A. Einstein, diz:

Aquele que faz uma pergunta é um tolo durante cinco minutos.

Aquele que não faz uma pergunta permanece um tolo para sempre.

Muitas vezes, as pessoas vão ter medo de parecer um tolo. Acrescentar uma frase destas no final abre-lhes uma porta, para que possam perguntar algo sem se sentirem estranhas ou estúpidas. Também ajuda a esclarecer as coisas.

Como professor, levei alguns anos para perceber que não é o que diz que é mais importante, é a forma como as pessoas o entendem, e a forma como o diz. Desde então, terminei sempre qualquer curso ou encontro com este lembrete amigável, e nunca encontrei nenhum problema.

Você também pergunta “ **Quem não? Muitas pessoas. Por serem demasiado tímidas, por falta de confiança, etc. Acrescentar uma frase ajuda-as. E nunca se sabe completamente com quem se está a falar / escrever.

Pessoalmente, acrescento “Deixem-me saber se alguma coisa não está clara” quando estou preocupado por não ter sido claro!

A ideia é tirar o stress de me pedir ajuda. Eu utilizo-a para significar: “Se há alguma coisa que não entende, provavelmente a culpa é minha por explicar mal. Não se sinta estúpido. Não se sinta apreensivo em pedir porque acha que isso o fará parecer estúpido. Basta perguntar.”

Naturalmente, se eu não tiver a certeza sobre alguma coisa, eu vou _ sempre_ pedir esclarecimentos.

Parabéns por ser um indivíduo bem fundamentado e com boas competências sociais. Nem todos são iguais a si. Eu peço que me ajude/esclareça. Isso faz-me sentir estúpido. Faz-me preocupar que outras pessoas pensem que sou estúpido. Quando alguém me faz saber que pedir ajuda é bom, isso torna as coisas muito mais fáceis para mim.

A minha pergunta, portanto, é a seguinte: é necessário acrescentar uma frase tão óbvia?

Não, nem sempre é necessário se você ** sabe*** que os destinatários ou (a) são muito susceptíveis de compreender sem necessidade de esclarecimento, ou (b) não terão “medo” de perguntar se do precisam de esclarecimento. Trabalhei durante mais de 15 anos com a mesma equipa central de programadores e quase nunca usaria este tipo de frase com eles, porque eu praticamente sabia [a extensão] do que eles sabiam, e que eles perguntariam se fosse necessário. No entanto, se eu escrevesse a um público mais vasto, ou se incluísse membros mais recentes da equipa (sobre cujo conhecimento, ou cuja confiança para pedir esclarecimentos, eu não tinha a certeza) então eu _incluiria este tipo de frase.

[…] dado que sabe que alguém é definitivamente capaz de fazer o que lhe pede, e dado que especifica claramente o que quer, será necessário acrescentar essa linha a um e-mail? A razão pela qual pergunto isto é porque, por vezes, se revela paternalista - tenho a certeza que não é esse o caso na maioria dos casos, mas, no entanto, por vezes surge dessa forma.

Como correctamente assume, em praticamente todos os casos, não se pretende ser paternalista… então porque é que o fazem?

Força do Habit

Para muitas pessoas, será apenas um hábito. Outras respostas descrevem como usar este tipo de frase “diminui a barreira” para destinatários que de outra forma poderiam não procurar esclarecimento quando é necessário. Alguns autores de e-mails terão simplesmente adoptado uma frase deste tipo e adicioná-la automaticamente sem questionar se é realmente necessária para os destinatários específicos de um e-mail particular.

Talvez ligeiramente preguiçoso, mas não paternalista.

Melhor prevenir do que remediar

Para aqueles escritores de e-mail que do pensam se tais frases são necessárias, precisam de ter a certeza razoável_ de que você não precisa_ de esclarecimentos, ou de que não terá medo de perguntar se precisa.

Devo acrescentar que trabalhei com os mesmos colegas que me pediram coisas durante vários meses, por isso não somos estranhos

Eu diria que “severos meses” não é isso muito tempo…

Vocês podem saber que conhecem o material, mas é preciso algum tempo para que outros estejam confiantes na sua avaliação do vosso nível de conhecimentos.

Peço sempre esclarecimentos se tenho dúvidas sobre alguma coisa

É óptimo que estejam confiantes o suficiente para procurarem esclarecimentos, se necessário. No entanto, uma vez mais como outras respostas mencionaram, muitas pessoas, seja porque estão mais abaixo na escada da empresa, é apenas a sua natureza, ou por causa de normas culturais, _ terão relutância em pedir esclarecimentos.

Mais uma vez, embora você saiba que está disposto a pedir, “vários meses” não é realmente muito tempo para que outros decidam (com confiança) que você é alguém que vai pedir, se necessário.

Este seria especialmente o caso se, na maioria das vezes, você do entendesse completamente o que lhe está a ser pedido e, portanto, tivesse tido pouca ou nenhuma necessidade de pedir mais esclarecimentos. Pelos pontos de vista dos seus colegas, eles apenas vêem “nenhum pedido de esclarecimento” - eles sabem se isto se deve ao “medo” de pedir, ou simplesmente não precisam de pedir.

Muitas pessoas erram no lado da segurança e incluem a frase mesmo que não seja estritamente necessária.

Cauteloso em vez de paternalista.

A linha não está a tentar dar-lhe autorização para fazer algo que, de qualquer forma, naturalmente faria (pedir esclarecimentos); é uma indicação de que o autor não só está satisfeito por dar esses esclarecimentos, como também espera, talvez em certa medida, que sejam necessários. Leia-o mais como “reconheço que isto é ligeiramente complexo e que posso não o ter explicado da melhor maneira; desculpe antecipadamente se for este o caso”, mas sem a autodepreciação óbvia e embaraçosa.

Também é usado parcialmente como um prazer, algo para escrever em vez de “ok, adeus” ou “até logo”.

Permitam-me que acrescente às outras respostas que a cultura de fazer perguntas difere entre o mundo. As pessoas de culturas diferentes podem sentir-se diferentes quanto a poderem fazer perguntas.

Por exemplo, tenho a impressão de que as pessoas dos EUA são geralmente muito abertas a este respeito - em conversas/leitos académicos, tenho visto estudantes americanos fazerem normalmente muitas perguntas que também recebem resposta. É um pouco diferente na Europa Central e especialmente em alguns países asiáticos, onde é uma espécie de desagrado fazer perguntas aos superiores (leia, por exemplo, esta pergunta: [ Como obter mais cooperação de um professor que desencoraja um aluno de fazer perguntas para dissipar a sua confusão? … (https://interpersonal.stackexchange.com/questions/3095/how-to-get-more-co-operation-from-a-teacher-who-discourages-a-student-from-askin) que é sobre a Índia).

“Avise-me se algo não estiver claro” pode ser uma frase muito útil.

As referências a palavras numéricas (da primeira à quinta) não se destinam a indicar uma ordem específica, mas apenas a ajudar a assinalar que está a ser abordado um ponto novo e diferente.

Primeiro , pode indicar que é uma pessoa que está disposta a acolher perguntas (como muitas das outras respostas apontam).

Segundo , pode indicar que reconhece o tema em si pode ser um desafio. Basicamente, está a convidar as pessoas a passar algum tempo a entrar em mais pormenores, se assim o desejar. Mas se não for desejado, está a respeitar o tempo das pessoas ao seguir em frente.

Terceiro* , as pessoas geralmente não dizem isto no meio de um monte de afirmações simples. Por isso, isto pode indicar que já terminou de falar sobre um determinado tópico e que a sua mente está a começar a avançar para outro tópico, a menos que alguém queira parar esse processo. Ou pode indicar que a frase anterior ou seguinte pode ser particularmente desafiadora. Esta pode ser uma forma educada de dizer: “pense por um momento se este material foi claro”. Se algo não faz sentido, então assinale isso agora antes de passarmos para um tópico diferente"

Fourth* , isto poderia ser usado para enunciação. Se preferir Pepsi em vez de Coca-cola, pode enunciar a palavra Pepsi, e depois fazer esta afirmação para um efeito adicional de quão importante isto é. “Da última vez que visitei um lugar como este, não recebi o que encomendei. Estou a sentir-me como uma Pepsi. Avisem-me se algo não estiver claro”. A declaração pode parecer um pouco pouco pouco hostil, colocando o destinatário da frase em alerta, mas esse pode ser o resultado pretendido.

Fifth* , isto pode ser utilizado para um teste de um sistema de comunicações, como um telefone sem fios. “Consegue ouvir-me agora? A minha voz está falsificada? Avise-me se alguma coisa não estiver clara”

Sim, algumas pessoas podem gozar com uma pessoa que utilize uma declaração deste tipo. E, por vezes, pode ser inapropriado, se estiver a fazer afirmações simples que provavelmente serão muito claras. No entanto, há uma série de vezes em que a declaração pode ser útil.

Pode haver aqui outra interpretação, dada a natureza da interacção TI/prestador de serviços.

Eu utilizaria este tipo de linguagem para transmitir algo como:

“Este é um pedido de trabalho que eu espero que seja completado pelo destinatário. Sinto que forneci todas as informações necessárias para realizar a tarefa e ficarei insatisfeito se me responderem mais tarde com resultados incorrectos ou declararem que não compreenderam. Ao não responder com perguntas está a aceitar este item de trabalho ou tarefa e a reconhecer que todas as informações de apoio necessárias foram fornecidas”

Isso é muito subtexto, mas é disso que eu sinto que se trata a adição da última frase - é realmente pedir ao destinatário que considere se este pedido de trabalho é algo que pode ser completado / apropriado e que informe o remetente se não for esse o caso.

Transmite que:

• Você está ** disposto a gastar o tempo*** para dar esclarecimentos ao destinatário
• Você não olhará para eles por terem tais perguntas

Você pode ter a capacidade de fazer perguntas indiscriminadamente quando está confuso como mencionado na sua pergunta original, mas se o fizer, esta é uma superpotência rara e não a norma.

Pode ainda ter de ponderar isto mais cuidadosamente.

Imagine que, de alguma forma, entra em contacto por e-mail com a pessoa que mais admira no mundo e inicia uma discussão profunda sobre a filosofia de vida. Dentro do seu e-mail, ele refere-se a uma frase de outra língua com a qual você não está familiarizado. Qual será a sua primeira reacção? Atreve-se a perder o tempo da pessoa que mais respeita no mundo para fazer uma pergunta tão trivial? Ou prefere passar o seu próprio tempo a tentar esclarecer esta questão de forma incerta para si próprio?

Especialmente numa época em que quase qualquer pergunta pode ser respondida por si próprio, retirando do vasto leque de recursos de que dispomos perpetuamente, o debate interno que agora pesamos já não é

O que posso fazer para encontrar uma resposta?

mas mudou para

Que recursos devo utilizar para encontrar uma resposta?

Deixar que as pessoas saibam que ficaria feliz por estar no topo da sua lista pode ser uma informação tremendamente valiosa.

Pessoalmente, tendo a evitar esta fórmula porque pode deixar-nos pensar que o outro não é suficientemente competente para compreender o meu e-mail.

Prefiro dizer:

Por favor, digam-me se quiserem aprofundar algum dos pontos acima referidos

ou, de qualquer forma, algo sobre esta linha, para que não ponha em dúvida a capacidade do interlocutor para compreender as minhas palavras, mas estou antes a mostrar abertura para expandir ainda mais o meu pensamento para responder a qualquer preocupação.

Passando à sua pergunta, penso que é educado terminar um e-mail com algo parecido com o que propus, pelas razões acima expostas.

Em >90% dos casos, é provavelmente uma forma amigável de lhe dizer que estão abertos a perguntas.

No entanto, em ocasiões (esperemos que raras), também pode levar o subtexto de que “se não responder, não aceitarei a sua falta de compreensão do meu e-mail como desculpa”.

Agora, obviamente, um estranho aleatório que não é socialmente ignorante não o significaria desta forma, mas se é alguém que tem algum tipo de poder sobre si, ou a quem de outra forma deu razões para acreditar que pode não responder se as instruções não forem 100% claras, então há uma hipótese de que este possa ser o subtexto pretendido. Tem de usar o seu bom senso e olhar para o contexto circundante para detectar se é isto que se está a passar.

Vale absolutamente a pena fazer se você explicou algo não trivial ou criticamente importante!

Nunca subestime os estranhos enforcamentos, neuroses, ansiedades e até mesmo a obstinação geral das pessoas. Ser capaz de fazer perguntas é uma habilidade, com a qual muitos de nós lutamos. Conheci pessoas com uma ansiedade subtil ou insubtil sobre a interacção social que ficariam absolutamente apreensivas em fazer perguntas depois de algo lhes ter sido explicado. Eu próprio sou um.

Muitas vezes, na minha vida, foi-me apresentada uma explicação de como fazer algo, fiquei completamente confuso e/ou incerto sobre como proceder e não estive disposto a pedir esclarecimentos. Reconheci-o na altura, compreendi que era estúpido não perguntar, mas uma parte de mim simplesmente recusou-se a fazer as perguntas. Não quis testar a paciência da outra pessoa.

Ao pedir-lhes que lhe liguem de volta, você dá autorização tácita para fazer perguntas e manter o diálogo. Não posso exagerar o quanto isto pode ajudar a suavizar potenciais ressacas.

Para além de razões de cortesia, hábito ou desejo de fazer com que o leitor se sinta mais à vontade para fazer perguntas (como assinalado em todas as outras grandes respostas), por vezes incluo este tipo de coisas porque torna me mais eficiente.

Acho que essa afirmação pode não fazer muito sentido para algumas pessoas, por isso deixem-me explicar o que quero dizer. Sou uma pessoa que considera ser muito importante ser clara e precisa na minha comunicação. Também sou um pouco perfeccionista. Entre estas duas coisas, passo muitas vezes um tempo significativo (e provavelmente desnecessário) a escrever e reescrever um documento ou e-mail, numa tentativa de comunicar mais claramente ao leitor exactamente o que quero dizer. Na maioria dos casos, no entanto, isto é uma perda de tempo. Intelectualmente, sei que a diferença entre estes e-mails “rápidos” e os que demoram significativamente mais tempo a compor é relativamente mínima e provavelmente fui suficientemente claro com o meu primeiro rascunho, mas a não ser que leve esse tempo extra para rever e rever, tenho tendência a ter um mal-estar geral sobre a forma como tenho comunicado. Adicionar uma linha extra como a que estás a pedir pode ajudar-me a ultrapassar a sensação de que o e-mail que estou prestes a enviar não está “à minha altura”. Como salienta, é provavelmente irrelevante para a maioria das pessoas a quem estou a enviar e-mails de trabalho, mas também é inofensivo e inclui-lo dá-me permissão para carregar em “enviar” e passar para a próxima coisa.