Como informar os convidados quando não se tem comida suficiente para todos?

E que tal “desculpe, mas ficámos sem gelado”?

Facto é que estas pessoas teriam querido gelado, e não havia nenhum gelado. Não se pode fingir que há gelado. Só lhes pode dizer a verdade, pedir desculpa, mas não aceitar reclamações porque o orçamento limitado não é culpa sua (ou possivelmente de alguém).

A única alternativa se houver alguma loja decente nas proximidades que venda gelados é tentar obter uma recolha espontânea de dinheiro e depois alguém sai e compra mais gelados.

Para o Gnasher, orçamentos limitados não prestam, mas isso também não significa que esteja limitado estritamente ao orçamento! “lamentamos ter-nos esgotado” é certamente uma excelente forma de responder. Pode também mencionar ao grupo que se reuniu: “Olá, pessoal! Anúncio rápido aqui. Estamos prestes a ficar sem gelado. Gastei o orçamento que me foi dado para comprar mais, mas será que alguém está disposto a dar um dólar a cada um para que possamos ir comprar mais?”. Descobri na minha experiência de ter festas e reuniões que as pessoas estão geralmente dispostas a dar um dólar extra para reabastecer a mercadoria da festa.

Isto também pode ajudar a manter a festa a decorrer, se desejar que eles vão mais tarde! Descobri também que as pessoas tendem a sair assim que os alimentos/bebidas também se vão, pelo que pedir às pessoas para darem um dólar pode ajudar a reanimar o social.

As outras respostas são óptimas, mas este é um daqueles problemas que poderiam ser resolvidos antes do tempo*.

Esta actividade é obviamente bem recebida, demasiadas pessoas estão a aparecer pela quantidade de “entretenimento” que o orçamento prevê. Assim, para uma solução a mais longo prazo, talvez seja melhor:

1. falar com o grupo fora da actividade e ver se vale a pena aumentar o orçamento
2. Se o orçamento não puder ser levantado, pense em aumentar o facto de que os atrasados provavelmente não irão receber a comida. Isto significa que ou todos chegarão meia hora mais cedo, então pode reiterar o ponto 1

Como os outros respondentes afirmaram, pode pedir desculpa às pessoas que aparecem depois de a comida ter acabado. Mencione-lhes que, devido a fundos limitados, não foi possível obter mais comida.

Além disso, pode informar antecipadamente as pessoas da possibilidade de a comida se esgotar. No convite, informe as pessoas de que a comida estará disponível, mas que será por ordem de chegada, por ordem de chegada. Dessa forma, se as pessoas aparecerem tarde e não houver mais comida, só terão culpa a elas próprias.

Ofereceu-se para ser o organizador do partido. Tem de ser dono disso. Quanto mais pessoas puder vir ao seu partido, mais forte será a sua comunidade, e mais agradável será a vida de todos quando se virem uns aos outros. Não os desiluda. A comunidade é importante. Por isso, é preciso ser capaz de lidar com todos, se for possível. Não foi por isso que se voluntariou?

Agora, não estou a dizer para darem pontapés no vosso próprio dinheiro. Há muitas maneiras de angariar o dinheiro. A solução mais simples é colocar um frasco de gorjeta; isto é muito menos embaraçoso do que perguntar por aí. Ou as pessoas poderiam doar uma pinta do seu próprio sabor favorito (poderia chamar-lhe BYOIC). Ou talvez um gelado de propriedade local tenha algum excesso de stock que eles vão doar. Uma tendência recente é o financiamento da multidão (por exemplo, GoFundMe). O que quer que faça, mantenha a ideia clara e simples; se colocar um frasco de gorjeta, rotule-o e sugira uma quantidade; se lhes pedir para trazerem gelado, diga-lhes qual o tamanho. Muitas pessoas que não participam simplesmente não sabem o que fazer, por isso soletra-o, e mais pessoas virão através dele.

Aqui está um site que afirma ter 131 ideias para angariação de fundos .

OU

Poderia limitar-se ao orçamento. Isso estaria bem dentro dos seus direitos, e o seu evento seria, bem, um evento.

Resposta simples: “Desculpem pessoal, na verdade ficamos sem comida” e se não se pode pagar uma conta para encomendar comida, basta ir “talvez todos nós possamos ajudar a encomendar uma pizza”

Em última análise, se for uma reunião ou evento organizado, então creio que um número de participantes deveria ter sido levado para deduzir a quantidade de comida a fazer ou encomendar. Qualquer coisa menos é mau planeamento do lado dos anfitriões. Se for um evento fechado, então as regras devem ser aplicadas