Como dizer educadamente ao meu colega de trabalho que ele próprio pode fazer o trabalho?

Olá B, a sua equipa tem competências html suficientes para editar estes objectos, por isso, por favor, atribua esta tarefa a alguém da sua equipa.

Embora as intenções do seu e-mail sejam boas, talvez seja um pouco directo demais, e sem algum contexto.

Se eu tivesse escrito tal mensagem, eu teria assinalado isso:

• Tenho o meu próprio trabalho, outro trabalho para fazer. Talvez algo como: “Estou ocupado a implementar algo mágico para a equipa C agora”.
  
• Salientar que estás disposto a ajudar, mas que não podes realmente gastar o tempo para fazer tudo por eles. Assim, em vez de dizer ‘pode fazer isto sozinho’, enfatize que fixou A e B para eles e que acredita que eles próprios agora podem fazer X e Y.
  

Eu também não tenho qualquer interesse em fazer isto.

Não mostre isto nos seus e-mails. Essa é provavelmente a parte a que as pessoas chamam snobby. A sua mensagem deve transmitir que não consegue fazer essas tarefas devido ao tempo, e não que não está disposto a fazê-las porque é desinteressante.

Penso que outro problema é que a sua tarefa para a equipa C não é oficial. Aponte isto ao seu chefe. Mencione que o seu trabalho para a equipa C está em perigo de ser comprometido porque a equipa B está a pedir-lhe que faça coisas que eles próprios podem fazer. Explica-lhe, tal como fizeste aqui, que eles lhe enviam uma lista de que apenas uma ou duas tarefas precisam realmente da sua ajuda, mas que esperam que faça tudo.

Apenas uma vez que o seu gestor saiba , e a equipa B mantenha o seu comportamento de pedir mais do seu tempo do que o necessário, pode também adoptar a abordagem passiva-agressiva de cc-ing ao seu gestor ** nos e-mails educados**. Isto irá criar um registo para o seu treinador mostrar com que frequência está a acontecer e poderá provocá-lo a ter uma conversa com o treinador da equipa B. Irá também mostrar à equipa B que está a falar a sério sobre não ter tempo para os ajudar com cada pequena coisa.

Declinar fazê-lo, Oferecer-se para os apoiar

Primeiro, é importante notar que a comunicação parece estar a um mínimo histórico para a equipa B/yourself. Só de receber uma lista de tarefas sem discussão prévia, já perdeu o passo em que discutem consigo as suas necessidades e acordam quais as tarefas que pode levar a cabo/que pode realizar eles próprios. Esta é uma questão a mais longo prazo que deve ser analisada - uma vez que irá eliminar muitos dos problemas aqui.

A questão que a equipa B está provavelmente a tomar com o seu e-mail é que se exime da responsabilidade pelas tarefas - e parece que não está disposto a contribuir fora da especificação exacta do seu papel. Além disso, dizer que já têm as competências sugere que o fazem por preguiça. É provável que o façam, visto que esta é uma área da qual ainda é proprietário.

Embora não deva começar a aceitar o trabalho deles para os apaziguar - é evidente que tem um impacto na sua capacidade de desempenhar as suas principais responsabilidades - precisa de trabalhar num processo de transferência para os pôr ao corrente da situação.

Recomendo-lhe que responda com uma repartição do que é necessário para cada tarefa que lhe tenham dado (como deve ser normal ao estimar o tempo necessário para o fazer). Para as tarefas com as quais não concorda, deve sugerir que fará mais sentido que assumam a responsabilidade - mas que estejam presentes para os apoiar nesse sentido.

Por exemplo:

Em relação à [Tarefa], penso que deveria ser possível alcançar isto com as características existentes fornecidas no [Sistema]. Estou mais do que feliz por vir ajudar, mas no futuro penso que estas mudanças serão mais fáceis de fazer directamente do vosso lado. Se desejar que eu lhe mostre como fazer isto, ou se tiver alguma dúvida a este respeito - basta avisar-me e podemos reservar algum tempo para trabalharmos juntos nisto.

O essencial é que não os vai deixar de fora para secar, mas também não vai assumir a tarefa como um compromisso a longo prazo. O objectivo é entregar estas tarefas à Equipa B, dando-lhes apoio para o fazer e mostrando que enquanto se preocupa - será mais fácil para eles também se conseguirem fazer as mudanças directamente.

(Nota: a maioria das pessoas prefere ser capaz de fazer o trabalho sozinha; é raro as pessoas enviarem tarefas porque isso simplesmente não o quer fazer).

É para isto que servem os gestores. Este é o seu trabalho.

Se há uma tarefa que não pensa que pertence à sua lista, fale com o seu gestor. Apenas com o seu próprio gestor. Faça o que o seu próprio gestor lhe diz. Eles são os únicos que podem estabelecer as suas prioridades.

A fim de não perder tempo aos seus gestores, fale sobre tipos de tarefas em vez de tarefas específicas. Esteja também pronto a responder a perguntas sobre quanto tempo utiliza nestas tarefas.

É possível que o seu gestor diga “Basta fazê-lo”, caso em que o faz. Ou poderão dizer “Não o faças”, caso em que não o fazes.

O que os outros gestores ou empregados pensam não é relevante. Basta dizer “Segundo [o meu gerente], essa não é a minha tarefa. Fale com eles”. Repita “Fale com eles, não comigo” tantas vezes quantas forem necessárias.

Sinto que o problema é que a sua resposta é demasiado “pessoal”.

Quando diz….

“a sua equipa tem conhecimentos html suficientes para editar estes objectos, por isso, por favor atribua esta tarefa a alguém da sua equipa”.

…. parece que sente que o trabalho está abaixo de si, e que eles o devem fazer simplesmente porque can. Quando pensa nisso, o CEO de uma empresa da fortuna 500 can leva o lixo para fora, mas não tem de o fazer. Esta resposta está a encontrar argumentos porque parece tratar-se do que você não quer fazer pessoalmente.

Se a tarefa não é definitivamente da responsabilidade da sua equipa, então tente algo do género:

Desculpe, esta tarefa não se enquadra no âmbito de competências desta equipa.

& Eles não podem razoavelmente argumentar com isso. Não está a dizer que não o quer fazer, está a dizer que a empresa não espera que o faça.

Por uma questão de clareza, não estou a sugerir que deve ser sempre distante ou impessoal, simplesmente em casos como este, em que uma resposta de tipo empresarial responde à pergunta de uma vez por todas sem dar qualquer margem para críticas.

Em primeiro lugar, deverá esclarecer com o seu gestor e o seu director sobre quem é oficialmente responsável pelas tarefas mais fáceis. E, se possível, comunicar isto a ambas as equipas.

Neste momento, é óbvio que as coisas que a equipa B não pode fazer não têm de ser feitas pela equipa A (ou quem quer que realmente o possa fazer). Mas parece que não está claro para todos aqueles que deveriam fazer as coisas mais fáceis. Claro que o podem fazer, mas porque o fariam?

Se ambos forem informados de que a equipa B o deve fazer, podem a partir daí apenas assinalar que a responsabilidade é deles e que “apreciariam” que eles também aderissem a esse acordo.

Se o pedido for ignorado e precisarem de se descobrir quem deve fazer o que se torna um pouco mais complicado. Então poderiam dizer algo do género:

Olá B, & > & > Desculpem, mas agora que estou na equipa C (eles sabem disto?) tenho muito mais trabalho a fazer que tem prioridade para mim. Desde que vi que não consegues fazer x tentei ganhar algum tempo para lidar com isso mas não tenho mesmo tempo para lidar com todos os outros itens dessa lista. Espero que encontre alguém na equipa A que possa ganhar algum tempo para fazer o resto.

& > Cumprimentos,

Não há necessidade de dizer explicitamente que eles “podem” fazer o resto. Isto já está implícito ao dizer que fizeram x porque eles não podem fazer essa parte. Também deixa claro que se ainda quiserem empurrá-lo para cima de si, terão de convencê-lo de alguma forma de que deve ter prioridade, altura em que poderá redireccioná-lo para o seu/seu gestor para evitar disputas internas.

Após as perguntas de seguimento na secção de comentários da pergunta para esclarecimentos:

• Está “autorizado” um “par de horas” por semana entre “Seu” gerente e “Seu” gerente
• As tarefas A,B na lista estão dentro do prazo previsto (como as execuções anteriores já passaram)…
  
• As tarefas C,D,…,Z na lista NÃO estão dentro do período de tempo atribuído.
• Esta lista e tarefas estão no projecto Amal…

• Tem os resultados com o seu tempo atribuído no projecto Breadbasket e no projecto Cornucopia.

• A chave da sua resposta está na informação incluída acima.

Obrigado por pedir a minha ajuda no Projecto Amal. Estou sempre mais do que feliz por ajudar.

& > Como tal, trabalharei nas tarefas A & B que lhe permitirão a si e à sua equipa continuar com as tarefas C até Z.

Por muito que gostasse de ajudar com C até Z, a minha agenda actual - tal como arranjada pelo Manager John e Manager Jane - não me dá a largura de banda. Os projectos Breadbasket e Cornucopia são as minhas prioridades após a conclusão da tarefa A & B.

Se voltarem com mais perguntas sobre “Porque não podem fazer C até Z?” a resposta é simples:

Infelizmente, não posso ajudar com esse pedido neste momento. O meu gerente John autorizou-me 2 horas esta semana no projecto Amal, em coordenação com o seu gerente Jane. Qualquer tempo adicional dedicado ao projecto Amal afectará o período de tempo do Breakbasket e da Cornucópia.

& > Se não estiver satisfeito com isto, sinta-se à vontade para ter os nossos gestores a trabalhar em conjunto num horário mais propício às necessidades da empresa.

& Pessoalmente, não teria problemas em ser mais directo (vou passar o tempo que me é atribuído com essas tarefas extra e John vai precisar de autorizar mais tempo), mas por vezes é preciso dançar em torno do tema para não ofender as sensibilidades.

Nota lateral/pontos de discussão :

Não me sentiria mal por dizer “Sou demasiado bom para isso” - não com essas palavras exactas.

Eu sou um programador que recebe $x/hora. Outras tarefas na empresa são cobertas por pessoas que recebem ½ a 1/3 dessa taxa - ou menos.

Posso entregar código HTML, CSS, resolver problemas de impressora, problemas com vírus, etc? Claro que sim (nem todos os programadores se podem importar consigo)… mas eu estou completamente incumbido e tenho prazos. A empresa também pode pagar uma fracção do que eu custei para corrigir html e impressoras. Têm também programadores júnior que são pagos menos pelas mesmas razões.

Não sou “demasiado bom” para o fazer… mas sou mais valioso noutro lugar.

Há uma linha ténue entre essas duas afirmações.

No meu último trabalho, estava mais do que disposto a arranjar impressoras e a depurar computadores avariados quando o nosso PC Tech foi despedido… mas isso fez-me ficar para trás dos nossos outros programadores - tornando-me menos valioso a longo prazo - e afectou todos os nossos produtos que podíamos entregar noutro lugar.

Pode “degradar-se” com as tarefas de nível inferior, se necessário. Também pode dizer “Isso é um mau investimento de recursos da empresa”. Há alturas certas para ambas as afirmações.

Pessoalmente? Eu levaria estes pontos à direcção (tenho 10 anos de experiência e sou pago x… não preferem ter o licenciado que é pago x/3 para tratar dessas tarefas?).

Cabe a eles decidir se vale ou não a pena lá estar.

Na minha própria empresa eu diria apenas que eles próprios têm a capacidade de o fazer, e que eu estou disponível para lhes mostrar como se não souberem os passos.

Geralmente isto é suficiente. Não precisa de mencionar que está demasiado ocupado. Eles devem ter a ideia. Se eles recuarem, basta dizer-lhes que a funcionalidade foi concebida para que eles próprios a possam editar. Segue-se que eles próprios podem e devem editá-la. Não dêem a tarefa a outros, e especialmente a si, a menos que o seu supervisor aprove.

Eu escreveria algo do género:

Olá A, & > & > Creio que B,C,D e E podem ser geridos pela vossa equipa. As ferramentas devem estar disponíveis e ser simples de utilizar. Se não estiver familiarizado com elas, posso passar por cá mais tarde hoje e mostrar à sua equipa como utilizá-las. Estarei a trabalhar em F o mais cedo possível, uma vez que não está coberto pelo conjunto de ferramentas disponíveis.

& > Cumprimentos, G

Apenas muito bem e alegremente chilreia que está mais do que feliz em ajudá-los!

No entanto, (agora pões uma cara triste digna de um Oscar) tens uma série de coisas que precisam de ser feitas (não és obrigado a partilhar o que é que precisa de ser feito, a não ser (claro) que seja o teu manager).

Continue a parecer triste até que saiam do seu cubículo, depois atire o seu ficheiro para a sua pilha de rejeição (secreta), e deixe-o lá até apodrecer…afinal, os seus gestores mal falam uns com os outros, e o seu gestor irá provavelmente dar-lhe uma promoção porque fez das prioridades dele as suas prioridades.

Quando eles entram no seu cubículo gritando que falharam o seu prazo porque você não os ajudou a “atingir os seus elevados objectivos”. Vai colocar no seu Oscar um acto de desespero, e informá-los de que está inundado de trabalho, e que tentará melhor da próxima vez (não!).

Depois de algum tempo, ganhará a reputação de ser alguém de ideais elevados, e que significa bem (quase pronto para a santidade), mas demasiado ocupado para ajudar qualquer pessoa. >:)