Como responder a uma mensagem ou e-mail após um longo atraso?

Ao longo dos anos, descobri que normalmente é desnecessário explicar um atraso em situações como esta. Mais ainda, essa explicação chama a atenção para o atraso e afasta-se da mensagem real.

Pode considerar, quando apropriado, mencionar aquilo em que tem estado a trabalhar ou em que tem estado envolvido ultimamente sem o oferecer como desculpa para a sua resposta atrasada.

Uma explicação para o atraso é muitas vezes desnecessária

Eu concordo com o que a LMGagne disse, uma explicação é desnecessária (a não ser que eles peçam especificamente uma), e só irá chamar mais atenção para o atraso.

Imagine o contrário, imagine que é você a esperar que eles respondam, e pergunte a si mesmo; o que prefere - eles respondem à sua mensagem real ou dão-lhe desculpas para o atraso?

Prefiro ouvir a resposta real à minha mensagem mesmo que esteja atrasada, e vou simplesmente assumir que eles tinham algo mais importante a que prestar atenção.

Tenha em mente que se trata apenas de responder a amigos.

Para um ambiente profissional, respostas atrasadas da sua parte podem deixar uma má marca e afectar o seu trabalho.

Este é também um hábito meu, e posso relacionar-me com os sentimentos de ansiedade que surgem, que muitas vezes levam a mais atrasos.

Tomo posse da minha parte, usando declarações “eu”, e deixando de fora desculpas ou justificações. Em vez disso, clareza e brevidade são as minhas melhores ferramentas para regressar a uma relação equilibrada com a outra pessoa.

Simplesmente dizendo: “Peço desculpa por ter demorado tanto tempo a voltar para si, por favor não o leve a peito. Estou a trabalhar para melhorar e apreciar a sua paciência”, cobre dizendo que lamenta e tomando posse. Depois disso, não há necessidade de explicações, uma vez que acabaste de fazer reparações imediatas pelo teu comportamento.

Pensa em trabalhar para te perdoares por isto, e por qualquer coisa que possas estar a fazer por ti. Quando podemos deixar de nos culpar, os resultados podem estar a libertar-nos da necessidade de arranjar desculpas, de explicar em excesso ou de sentir “menos do que” os outros.

Acontece-me algo semelhante:

Eu tendo a ser demasiado perfeccionista e tendo a adiar a minha resposta se não tiver tempo suficiente para a desenvolver no seu melhor.

Isto acontece a qualquer outro âmbito da minha vida, como organizar álbuns de fotografias ou mesmo partilhar alguns deles no facebook com os meus amigos.

Está a perguntar como pode responder no caso de ter atrasado muito tempo a sua resposta, mas pode evitar isto simplesmente evitando o atraso.

Se está a atrasar a sua resposta é porque leu o que a outra pessoa lhe escreveu mas decidiu não responder. Tente analisar a situação e pergunte-se se uma resposta simples e rápida pode ser dada.

Depende também da urgência do e-mail/mensagem, se precisa ou não de mencionar uma desculpa para o atraso.

Se um e-mail for um pouco urgente, poderá ter de incluir uma razão para explicar o atraso. No entanto, não é necessário dar uma razão detalhada.

Nos restantes casos, como outros mencionados, não há necessidade de incluir uma razão, porque chamará desnecessariamente a atenção para o atraso.

Seja como for, tente responder sem demoras excessivas para não ter uma má impressão e manter o contacto aberto.

Para além de todas as belas respostas já dadas, gostaria apenas de salientar que um amigo que compreende a sua personalidade, os seus hábitos e a sua atitude não se ofenderia com a sua demora em responder à sua mensagem. Por isso, não é necessário pedir desculpa, embora possa escrever uma linha de explicação. A minha expressão favorita (e verdadeira):

Desculpe a resposta tardia: sabe como nunca abro o meu e-mail excepto uma vez por mês!

Quando precisamos de nos explicar a um amigo com um pedido de desculpas complicado e defensivo pelas nossas acções, deve ser um sinal de que a amizade não é tão madura e nem tão profunda.

Nota 1: Eu compreendo exactamente o que quer dizer: Não mantenho muito contacto com as poucas pessoas de quem sou realmente próxima (para além da minha família imediata), mas quando voltamos a interagir após um longo intervalo nunca é embaraçoso, porque me conhecem de dentro para fora, e sabem que não gosto de nenhum modo de comunicação a não ser a interacção directa cara-a-cara, ou o muito telefonema ocasional; também que sou justa com todos e que, por isso, o “silêncio radiofónico” não tem qualquer significado para a relação. Algumas pessoas são apenas assim.

Isto significa que os seus amigos devem estar conscientes das razões típicas do seu atraso na resposta, e mais do que dispostos a desculpá-lo sem qualquer explicação formal ou detalhada, considerando todos os seus pontos bons ou cativantes que o tornam amigo deles em primeiro lugar!

Nota 2: Mantenho a política rigorosa de que um “amigo” que não compreende a minha personalidade e não está disposto a dar-me o benefício da dúvida, tem todo o direito de se ofender com a minha falta de comunicação, mas também seria inteiramente responsável por interpretar mal os meus actos.

Para as pessoas que não estão realmente próximas de si, que são também pouco prováveis de compreender, o pedido de desculpas como tal pode não ser convincente para começar, mas o facto de que acabou por responder significaria algo. Cabe-lhes então saber se querem manter aberto o canal de comunicação, mas tudo considerado - o seu atraso na resposta e a sua possível má interpretação - não deve lamentar muito a perda de contacto com tal pessoa.

Note 3: se alguém achar esta pergunta e esta resposta estranha na era do facebook, do twitter e do instagram [como em, do as pessoas até usam email* para se manterem em contacto com os amigos] lembrem-se que não toda a gente está interessada nas redes sociais!

Eu não pediria desculpa e, mais importante ainda, não me sentiria mal por isso. Presumo que seja um adulto e ocupado com o trabalho e talvez com a vida familiar. A maior parte das pessoas começa a ficar sobrecarregada com estes dois factores algures na casa dos 30 ou 40 anos. Nessas idades, pela minha experiência, quando não se trabalha activamente para manter os canais abertos aos amigos (usando esses canais), eles tendem a morrer.

Então. Se há um correio que te enviaram há muito tempo e ao qual não respondeste até agora, então vai em frente e responde.

Se não há correio a receber como resposta, então envia-lhes alguma coisa (por exemplo, “Ei, não falamos há séculos, como estás?”)? Pode parecer superficial ou superficial, mas na minha experiência a maioria das pessoas sabe exactamente o que se quer alcançar com uma pergunta destas - quer manter o canal aberto.

Oh. E não pense demais. :-)